Privacy - HV Schiphoorn

Privacy Policy

HV Schiphoorn is een huurdersorganisatie die als vereniging leden kent.

HV Schiphoorn hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HV Schiphoorn houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

-          Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;

-          Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

-          Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

-          Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

-          Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

-          Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HV Schiphoorn zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Persoonsgegevens van leden

HV Schiphoorn heeft als vereniging leden. Deze leden zijn natuurlijke personen die een woning van Wonen Midden-Delfland huren. Het aanmelden van het lidmaatschap gebeurt via Wonen Midden-Delfland die voor HV Schiphoorn de ledenadministratie verzorgd en , tegelijkertijd met de huur, de incasso van de contributie doet. De huurder die lid wordt, heeft daartoe expliciet aan Wonen Midden-Delfland toestemming gegeven. Wonen Midden-Delfland houdt dan ook de mutaties bij. Dit gebeurt overeenkomstig het privacy-beleid van Wonen Midden-Delfland

HV Schiphoorn krijgt van Wonen Midden-Delfland de gegevens van de leden door die van belang zijn om de leden te informeren en te betrekken bij de vereniging. Het gaat om de volgend gegevens.

Naam van de huurder(s) en eventuele medehuurder

Adres,

Postcode en woonplaats

e-mailadres

Deze gegevens van de leden vormen samen de ledenlijst

HV Schiphoorn gebruikt deze gegevens met als doel

-          De leden via een mailing, bijvoorbeeld een nieuwsbrief, op de hoogte te stellen van de activiteiten van de vereniging, haar standpunten en ontwikkelingen binnen de volkshuisvesting. HV Schiphoorn gebruikt hiervoor uw e-mailadres als die bekend is.

-          De leden een uitnodiging te sturen voor de algemene vergadering en andere huurdersbijeenkomsten. HV Schiphoorn gebruikt hiervoor uw e-mailadres.
-          Het spreek- en/of stemrecht van leden tijdens de algemene vergadering vast te stellen indien dat nodig is.
De opgevraagde gegevens worden alleen voor deze doeleinden gebruikt. De ledenlijst wordt niet op een persoonlijke computer van bestuursleden of andere medewerkers van de vereniging opgeslagen.

Tijdens een algemene vergadering waar een lid van zijn spreekrecht gebruikt maakt, kan  het noodzakelijk zijn persoonsgegevens in de notulen te vermelden. Deze notulen liggen bij het secretariaat ter inzage. Bij gepubliceerde notulen of verslaglegging wordt dit zoveel mogelijk geanonimiseerd.

Ook kan tijdens contactmomenten het nodig zijn persoons- en contactgegevens (e-mail en/of telefoonnummer) vast te leggen om een onderwerp zo goed als mogelijk af te handelen. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan voor het afhandelen van het onderwerp noodzakelijk is. Verslaglegging zal zoveel mogelijk geanonimiseerd worden. Indien het toch nodig is persoonsgegevens vast te leggen, wordt dat expliciet met de persoon besproken en afgesproken.

De website van HV Schiphoorn is bedoeld om haar leden en overige huurders van Wonen Midden-Delfland uit Schipluiden en Den Hoorn en woningzoekenden te informeren. De belangstellende huurder vindt zijn of haar weg op de toegankelijke website. Er worden geen statistieken bijgehouden. Hiervoor worden geen cookies geplaatst.

HV Schiphoorn hoopt wel op reacties van huurders, hun huisgenoten en woningzoekenden om een goed overwogen standpunt te vormen. Daartoe kunnen gebruikers van de website via de contactpagina een e-mail naar het bestuur sturen. Persoonlijke gegevens en e-mails worden niet langer bewaard dan nodig is om het onderwerp af te handelen. Verslaglegging zal zoveel mogelijk geanonimiseerd worden. Indien het toch nodig is persoonsgegevens vast te leggen, wordt dat expliciet met de persoon besproken en afgesproken.

HV Schiphoorn gebruikt social media (facebook en twitter) om haar achterban op de voor de bepaalde social media karakteristieke wijze op de hoogte te houden van haar activiteiten en te betrekken bij deze activiteiten. HV Schiphoorn legt geen andere gegevens vast als via de social media zichtbaar is.

Eventuele verslaglegging van een discussie via social media zal zoveel mogelijk geanonimiseerd worden. Indien het toch nodig is persoonsgegevens vast te leggen, wordt dat expliciet met de persoon besproken en afgesproken.

De gebruiker van facebook en witter is bekend met de algemene voorwaarden van deze social media kanalen.

HV Schiphoorn vindt het belangrijk haar leden de te informeren.  Daarom gebruikt zij de e-mailadressen die bij de ledenlijst hoort.
Voor het opmaken en versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen maakt HV Schiphoorn gebruik van een internetaccount. Met deze derde partij heet HV Schiphoorn een verwerkingsovereenkomst. De gegevens worden alleen gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrieven en uitnodigingen

HV Schiphoorn gebuikt digitale vragenlijsten om de mening van haar achterban te onderzoeken. Hierin wordt gevraagd in welke wijk de invuller van de lijst woont om inzicht te krijgen hoe de verdeling van de reacties is en of een bepaalde mening over bijvoorbeeld woonomgeving en leefbaarheid afhankelijk is van de wijk waar gewoond wordt.

Het invullen van de enquêtes is anoniem. Er worden geen IP-adressen vastgelegd.

Van bestuursleden en overige vrijwilligers houdt HV Schiphoorn persoonsgegevens bij zolang dat nodig is. Van deze leden wordt vastgelegd:

Persoonsgegevens: naam; adres; woonplaats; telefoonnummer en e-mailadres.

Van bestuursleden tevens geboorte datum en geboorte plaats voor verplichtingen ten aanzien van de Kamer van Koophandel. Vanwege wettelijke verplichting worden persoonsgegevens van bestuursleden aan de Kamer van Koophandel doorgegeven. Kopie ID wordt alleen voor dit doeleinde gebruikt en door de vereniging niet opgeslagen.

Een voor het functioneren bij HV Schiphoorn relevante cv door de betreffende persoon zelf opgesteld. Voor kandidaat bestuursleden kan deze aan de algemene vergadering voorgelegd worden.

Trainingen en opleidingen die voor het functioneren bij HV Schiphoorn gevolgd en nodig zijn.

De genoemde informatie wordt niet langer bewaard dan nodig is en niet langer dan 5 jaar na het beëindigen van het uitoefenen van de bestuurs- en/of vrijwilligersfunctie.

Van bestuursleden worden persoonsgegevens in notulen en overlegverslaggeving vastgelegd. Dit gaat altijd om de naam; en indien relevant ook adres en woonplaats. Aan de naam kunnen uitspraken, meningen en stemgedrag in notulen en overlegverslaggeving gekoppeld worden.

Persoonsgegevens van adviseurs / professionele begeleiders

Persoonsgegevens van adviseurs en/of professionele begeleiders worden door HV Schiphoorn verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-          Administratieve doeleinde;

-          Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;

-          Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-          De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HV Schiphoorn de volgende persoonsgegevens van u vragen:

-          Voornaam;

-          Tussenvoegsel;

-          Achternaam;

-          (Zakelijk) Telefoonnummer;

-          (Zakelijk) E-mailadres;

-          Zakelijk rekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door HV Schiphoorn opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

-          Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van overlegpartners, stakeholder-en lobbycontacten en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van overlegpartners, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door HV Schiphoorn verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

-          gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

-          Mondelinge toestemming of afgifte visitekaartje;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HV Schiphoorn de volgende persoonsgegevens van u vragen:

-          Naam;

-          Achternaam;

-          Telefoonnummer;

-          E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door HV Schiphoorn opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

-          Gedurende de periode dat men gezien wordt als een overlegpartner, stakeholder-/lobbycontact en/of geïnteresseerde.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

-          Het verzorgen van de (financiële) administratie;

-          Verzenden van nieuwsbrieven (digitale informatie)

-          Het houden van een on-line of hybridevergadering

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

HV Schiphoorn bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben voor onze organisatie passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

-          Alle personen die namens HV Schiphoorn van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

-          We hanteren een wachtwoordbeleid op onze verenigingscomputer;

-          We anonimiseren persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

-          Onze bestuursleden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!